직장 생활을 하다 보면 언젠가는 사직서를 작성해야 하는 상황이 생깁니다. 처음 쓰는 분들은 어떻게 시작해야 할지 막막할 수 있는데요. 그래서 이번 글에서는 사직서를 제대로 작성하기 위한 몇 가지 팁을 공유하겠습니다.
사직서란 무엇인가?
사직서는 근로자가 퇴사를 결심했을 때, 회사에 그 의사를 공식적으로 전달하는 문서입니다. 단순히 입으로 말하는 것과는 달리 서면으로 작성된 사직서는 법적 역할을 하며 인사 기록으로도 중요합니다. 특히 퇴사 날짜와 사유가 정확하게 표시되어 있어, 향후 경력증명서나 4대 보험 이력에 있어 기초가 됩니다.
사직서 작성 시 유의할 점
- 격식 갖추기
사직서는 정중한 언어로 작성하는 것이 좋습니다. 간단한 인사말로 시작하고, 퇴사 의사를 동의할 수 있도록 문장을 구성하세요.- 잘못된 예: “그만두겠습니다.”
- 올바른 예: “이런 이유로 퇴사하고자 합니다.”
- 명확한 사유 기재
퇴사의 사유는 간단하고 명확하게 적습니다. 원칙적으로 필요 이상으로 상세히 설명할 필요는 없습니다.- 잘못된 예: “개인 사정으로 인해 마음이 변했습니다.”
- 올바른 예: “개인적인 사정으로 퇴사하게 되었습니다.”
- 퇴사 날짜 기재
정확한 퇴사 날짜를 적어야만 소속 회사가 인사 기록을 올바르게 업데이트할 수 있습니다. - 간결함 유지
불필요하게 긴 문장은 피하고, 핵심 정보만 간결하게 전달합니다. 문서가 깔끔하게 보이는 것도 중요합니다.- 잘못된 예: “여러 가지 이유로 그동안 많은 고민을 하였습니다.”
- 올바른 예: “그동안 많은 고민 끝에 퇴사를 결심하게 되었습니다.”
사직서 작성 시 실수 예방하기
사직서 양식 이해하기
회사의 요구에 따라 정해진 양식이 있을 수 있지만, 대부분 자유롭게 작성 가능하며 워드나 PDF 형식으로 제출하는 경우가 흔합니다. 감정적으로 힘든 퇴사 시점일수록 정돈된 사직서로 마무리하는 것이 중요합니다.
사직서 기본 요소
사직서에는 반드시 포함해야 할 기본 사항이 있습니다. 문서 상단에는 ‘사직서’라는 제목이 명확히 기재되어야 하며, 그 아래에는 본인의 이름, 부서, 직책 등을 적습니다. 본문에는 퇴사의사, 사유, 퇴직 예정일을 간결하고 정중하게 작성해야 합니다. 예를 들어, “개인 사정으로 인해 ○월 ○일부로 사직합니다.”라는 식으로 표현하면 적절합니다. 마지막으로 작성일자와 서명을 포함해야 법적 효력이 발생합니다. 공공기관이나 대기업의 경우 정해진 양식이 있는지 사전에 확인하는 것도 필요합니다.
워드 활용한 사직서 작성 방법
워드 파일을 이용하면 수정과 인쇄가 용이하여 많이 사용됩니다. 아래는 사직서 작성 시 유의해야 할 사항입니다.
- 문서 형식: 워드 파일(.docx)로 작성하여 수정과 인쇄 편리함 확보
- 제목 작성: 상단 중앙에 ‘사직서’를 굵은 글씨로 적습니다.
- 개인 정보: 이름, 부서명, 직책, 작성일 등을 우측 정렬로 정리합니다.
- 본문 내용: 자신의 퇴사의사를 명확히 기재하고, 퇴사 예정일을 포함합니다.
- 형식 팁: 문단 간의 간격을 잘 조절하고, 색상이나 화려한 꾸밈은 피하며, 흑백 인쇄에 적합하게 작성합니다.
서류 작성이 완료되면 인쇄 전에 맞춤법 및 날짜를 꼭 확인해야 합니다. 인쇄 후에는 자필 서명을 추가하여 완성도 있는 문서로 제출할 수 있습니다. 최근에는 전자서명으로 제출하는 경우도 많아, 워드 파일을 활용하면 더욱 유연하게 대응할 수 있습니다.
PDF로 문서 저장 및 제출하기
PDF 저장 방법
워드에서 작업한 내용을 PDF 형식으로 저장하는 경우가 많습니다. PDF는 문서 내용이 변형되지 않아 공문서의 신뢰도를 높이는 데 도움이 됩니다. 작업이 완료된 후에는 파일 메뉴에서 ‘다른 이름으로 저장’을 선택하고, 파일 형식에서 PDF를 선택하면 쉽게 변환할 수 있습니다. 이미지로 스캔한 후 PDF로 변환할 수도 있지만, 워드에서 바로 저장하는 방법이 가장 간편합니다.
PDF 제출 방식
PDF로 변환한 파일은 이메일, 사내 인트라넷, 메신저 등 다양한 방법으로 제출할 수 있습니다. 이때 본문에 전자서명이나 이름을 추가하는 것도 좋습니다. 이제 종이 제출보다 디지털 방식이 더 보편화되고 있습니다.
제출 시 주의해야 할 사항
충분한 시간 두기
퇴사일과 제출일 사이에 충분한 시간을 확보하는 것이 중요합니다. 일반적으로 2주 이상의 사전 통보가 필요하여, 회사에서 인수인계를 준비할 수 있도록 해야 합니다.
간결하고 정중한 문장 사용
감정적인 표현은 피하고, 간단하고 정중한 문장으로 작성하는 것이 원칙입니다. 불만이나 회사 내부 문제를 장황하게 적는 것은 때로는 부정적인 결과를 초래할 수 있습니다.
기록이 남는 제출 방식 선택
구두보다는 서면 또는 이메일 등 기록으로 남길 수 있는 방법이 안전합니다. 실제로 퇴직일에 분쟁이 발생할 경우, 사직서 제출일과 수리 여부는 중요한 증거가 됩니다. 따라서 확실한 경로로 기록을 남기는 것이 좋습니다.
상황에 맞는 준비하기
퇴사라는 결정은 쉽지 않지만, 마지막까지 단정하고 성실하게 임하는 것이 중요합니다. 각 회사마다 요구하는 서식이나 제출 방식이 다르기 때문에, 본인의 상황에 적합한 포맷과 내용을 준비하는 것이 필요합니다.